Checklist para renovar licencias de IA en 2027: 8 revisiones

En muchas empresas en México, el cuarto trimestre es temporada de presupuesto y de firmar las renovaciones del año siguiente. Las licencias y suscripciones de IA son fáciles de renovar sin revisarlas: el gasto está repartido en varios presupuestos, buena parte se renueva sola y casi nadie lo ve completo.

En EDY no ganamos nada con lo que gastas en IA. Esta es la lista que revisaríamos primero. Úsala antes de firmar cualquier cosa para 2027.

1. Pon cada línea de IA en una sola hoja

El gasto en IA se esconde en más lugares que el presupuesto de software. Incluye todo esto:

licencias de asistentes, también las que se pagan con tarjeta corporativa
módulos de IA dentro de tu CRM, ERP, mesa de ayuda o suite de marketing
facturas por consumo de proveedores de modelos, muchas veces cargadas a TI
pilotos con firmas externas
consultores y agencias que cobran por trabajo de IA

Para cada línea anota el responsable, el costo mensual, la fecha de renovación, el plazo de aviso y la forma de cobro (por licencia, por consumo o tarifa fija).

2. Compara licencias pagadas contra licencias activas

Saca el reporte de uso de cada consola de administración y cuenta a las personas que usaron la herramienta en los últimos 30 días. Imagina que pagas 150 licencias y 55 personas las usaron el mes pasado. Son 95 licencias que no produjeron nada. Si tu contrato solo permite bajar licencias en la renovación, este es el momento.

3. Encuentra los traslapes

Cuenta cuántas herramientas hacen el mismo trabajo. Un asistente general, la función de redacción de tu suite de marketing y otra herramienta para escribir textos pueden estar redactando los mismos correos. Quédate con una por tarea y ponle fecha de cancelación al resto.

4. Anota qué produce cada línea, con un número

Horas ahorradas, tickets cerrados, documentos procesados, prospectos calificados. Un número por línea, sacado de un reporte del sistema. Si el responsable no puede dar un número, la línea va a la lista de recortes o recibe 90 días y una meta para demostrar lo que vale.

5. Busca módulos que pagas dos veces

Con los paquetes, el doble pago es fácil de pasar por alto. Revisa estos casos:

un módulo de IA en el CRM más licencias de asistente para las mismas personas y la misma tarea
un módulo de IA comprado para todos los usuarios de una suite cuando lo usan 10 personas
una factura por consumo y una herramienta de tarifa fija que cubren el mismo flujo

Revisa también las actualizaciones con nombre nuevo. Gartner advierte sobre el «agent washing», que consiste en presentar como agentes productos que ya existían, como asistentes de IA, automatización robótica de procesos (RPA) y chatbots, sin capacidades agénticas sustanciales. Además estima que solo cerca de 130 de los miles de proveedores de IA agéntica son reales. Si una cotización de renovación agrega un nivel de «agentes», pregunta qué hace que el producto del año pasado no hacía.

6. Negocia condiciones y tiempos

Empieza al menos 90 días antes de la fecha de renovación. Lee primero el plazo de aviso y la cláusula de renovación automática, porque si se te pasa el plazo puedes quedar amarrado otro año. Después pide estas condiciones:

poder reducir licencias durante la vigencia del contrato
un plazo de 12 meses en lugar de un compromiso de varios años
un tope al aumento de precio en la siguiente renovación
precio por consumo con un límite mensual
pilotos que se vuelven contrato solo si alcanzan la meta
la exportación de tus datos en un formato estándar si te vas

No pagues por adelantado un crecimiento que todavía no ves.

7. Fija una meta de costo por resultado

Divide el costo anual de cada línea entre lo que produce. Imagina que el módulo de IA de tu mesa de ayuda cuesta $300,000 MXN al año y resuelve 20,000 tickets sin que intervenga una persona. Son $15 MXN por ticket. Decide cuánto debería ser ese número en 2027 y llévalo a la negociación. Si el proveedor no llega, cotiza el mismo trabajo con una regla, un script u otra herramienta.

8. Agenda una revisión trimestral

Las renovaciones son una vez al año, pero el uso y los precios de los modelos cambian mientras tanto. Agenda cada trimestre una junta de una hora con quien tiene el presupuesto y con el responsable de cada línea. En esa junta revisa cuatro cosas:

gasto contra presupuesto, línea por línea
licencias activas contra licencias pagadas
costo por resultado contra la meta
renovaciones de los próximos seis meses y cambios en los precios de los modelos

Este es el paso Gobernar de nuestro método. Evita que los ahorros de este año se esfumen el siguiente.

Pasa por la herramienta gratuita «¿IA o no?» cualquier línea que te genere dudas.

Para revisar la lista completa con nosotros antes de firmar, agenda un diagnóstico.